Cómo trabajar remoto en tiempos del COVID-19

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Durante esta cuarentena por el COVID-19 muchas personas se han visto en la necesidad de trabajar de manera remota para sus empresas, generalmente estas cuentan con una infraestructura, programas y aplicaciones para facilitarle a sus empleados el trabajo grupal remoto. Pero qué pasa cuando trabajas por cuenta propia o con un grupo pequeño de empleados o colaboradores y no tienes una infraestructura para enfrentar esta situación actual.

Varios socios, amigos y personas que no son allegados me han preguntado cómo pueden sobrellevar y mantener su negocio a flote de manera organizada, pero sin invertir mucho, pues esto es lo que les he recomendado.

Hoy el servicio zoom se ha vuelto popular para el video llamadas en conferencia, y ciertamente son un éxito; no solo por lo fácil de instalar y utilizar; pero sobre todo por el boom que ha adquirido en estas últimas semanas. Pero no todo es videollamadas, eso solo permite reuniones y asignar tareas, más no dar seguimiento y organizar recursos.

Pues bien existen un gran número de herramientas online que permiten el trabajo colectivo remoto desde hace años. Simplemente no habíamos tenido la necesidad de utilizarlos, y en muchos casos, las grandes empresas e incluso pequeños negocios no creían en el trabajo remoto.

Personalmente hacia trabajos remotos desde principios de la década del 2000. Si, muchos de mis clientes los conocí en persona años después de haberles trabajado e incluso algunos no he llegado a conocer todavía.

Organización de trabajo y asignación de tareas

Existen servicios online de manejo de proyectos y equipos de trabajo. Servicios como Asana, Freedcamp y Workplace de Facebook (Si, Facebook tiene un servicio hace más de un año y no muchos lo conocen).

Asana (Asana.com) permite equipos de trabaja de hasta 10 usuarios gratis con proyectos y tareas ilimitadas, solo limitan el espacio de almacenamiento y la integración con otros servicios.

Freedcamp (freedcamp.com) ha evolucionado desde ser una aplicación de usuario único a una herramienta versátil para manejo de grupos.

Worplace de Facebook es lo que yo llamo el santo grial de las aplicaciones colaborativas. Esto porque el plan gratuito permite hasta 50 usuarios; pero no solo eso. Permite programar y trabajar en grupo y organizar una o varias páginas de Facebook bajo una misma cuenta corporativa, que es totalmente gratis, solo te permite organizar tus páginas de Facebook e Instagram en un solo panel administrador, permitiendo post cruzados entre páginas de Facebook y compartir contenido entre ellas. Ahorra mucho trabajo.

Si no conoces Microsoft Teams, te has perdido de una de las mejores cosas que ha diseñado Microsoft aparte de Excel y Windows NT. Microsoft Teams es una plataforma de colaboración completa que conecta automáticamente con tu paquete de office 365, si tienes una cuenta. Teams no solo permite llamadas en conferencia, posee un Project Management completo donde puedes trabajar con las aplicaciones de Word, Excel y todas las demás en la nube. Sin necesidad de descargar nada. El costo de Office 356 Essencials inicia en unos $5 USD mensuales por usuario, sin contratas por un año, $60 USD al año por todo el paquete.

En cuanto a aplicaciones de oficina

G-Suite de Google sigue siendo mi preferida. No solo por tener una versión gratuita que todo el que tiene una cuenta en Gmail posee, sino porque tienes 15 GB de espacio en disco, todo un paquete de aplicaciones de oficina (spreedshets, Docs, Drive, etc) y además permite que varias personas trabajen en un mismo documento en tiempo real. Con Google Spredsheets puedes incluso hacer un CRM (ese es otro tema del que hablaré luego).

Office 365 de Microsoft permite utilizar tu cuenta de Outlook (Hotmail para los más viejitos) para utilizar su paquete de oficina de forma limitada y remoto (Word, Excel, PowerPoint, etc) además claro de OneDrive, almacenamiento en la nube gratuito. Además, permite compartir documentos entre un equipo de trabajo con solo agregar el email de la otra persona o personas. Ya les mencioné que incluye Teams, una herramienta super potente para proyectos y equipos de trabajo.

Si tu trabajo son las redes sociales, programas de tv o radio

Existen otras herramientas que permiten transmitir en vivo desde cualquier parte de forma remota. Skype se hizo muy popular hace unos años, hoy lo es Zoom. Teams está en la carrera también, pero algo tan simple como tener un iPhones hasta los más baratos, permiten hacer video conferencias de forma gratuita.

Ahh, pero eso es público, si pero con tu cuenta puedes indicar quienes tienen acceso a las publicaciones (publico, familiares, etc). Cree una estructura o categoría de contactos y le puede llamar como su empresa o cualquier nombre e incluye sus contactos de trabajo desde Facebook tal y como lo hizo con sus familiares conocidos y amigos. Luego, haga un FB Live restringido a ese grupo de personas de la lista de «quien puede ver la publicación» y todo el que este en la lista verá su FB Live y puede escribirle en el chat. Si necesita verlos a todos, la limitación es que todos deben tener iPhone 8 en adelante, así puede incluirlos en el FB Live.

Por último, lo más importante es la disciplina. Establecer un método de comunicación primario, coordinador o «tráfico” de las tareas y trabajos si no es usted mismo. Con todas estas herramientas gratuitas y costo efectivas puede continuar su negocio o incluso empezar uno.

Fuente : elMasacre.com

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